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Strategisch indirekter Einkauf - Definition und Vorteile für Unternehmen

  • Redaktion - 22. Mai 2019
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Jedes Unternehmen - unabhängig von seiner Größe - muss Produkte und Dienstleistungen einkaufen, um selbst produzieren oder Services anbieten zu können. Die Ausgaben für den Einkauf sind zu einem wesentlichen Teil mit dafür verantwortlich, welche Preise das Unternehmen für seinen Output verlangen und welche Einnahmen es erzielen kann.

Jedes Unternehmen - unabhängig von seiner Größe - muss Produkte und Dienstleistungen einkaufen, um selbst produzieren oder Services anbieten zu können. Die Ausgaben für den Einkauf sind zu einem wesentlichen Teil mit dafür verantwortlich, welche Preise das Unternehmen für seinen Output verlangen und welche Einnahmen es erzielen kann. Einsparungen im Einkauf können entweder zu größeren Gewinnspannen führen oder aber an den Kunden weitergegeben werden. Letzteres wiederum erweitert auf Dauer die Zielgruppe, steigert den Umsatz und dadurch ebenfalls den Gewinn.

Unterschied zwischen direktem und indirektem Einkauf

Bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen wird zwischen direktem und indirektem Einkauf unterschieden. Ein konkretes Beispiel mag dies verdeutlichen. Das Hochbauunternehmen ABC benötigt für seine Bauprojekte Maschinen wie Bagger, Raupe und Betonmischer, Werkzeuge wie Schubkarren, Maurerkellen und Wasserwaagen. Dazu kommen eine große Zahl an Baustoffen, also Steine, Mörtel, Dachziegel, Holzbalken und vieles mehr. All diese Dinge fließen direkt in das Produkt "Gebäude" ein und fallen deshalb unter die Kategorie des direkten Einkaufs.

Das Bauunternehmen benötigt andererseits eine Verwaltung. Hier werden Termine koordiniert, Bestellungen aufgegeben, Rechnungen geschrieben, die Buchhaltung geführt. Dafür braucht das Unternehmen Büroräume, Büromöbel, Computer, Telefone, Drucker- und Kopierpapier, Kugelschreiber usw. Diese Gegenstände werden nicht direkt für die Erstellung von Gebäuden benötigt, sind also Teil des indirekten Einkaufs. Zu diesem Bereich zählen auch Strom- und Heizkosten, IT-Dienstleistungen, Reparaturen und Wartungen von Geräten oder die Bereitstellung von Dienstwagen für die Außendienstmitarbeiter.

Der indirekte Einkauf birgt häufig ein großes Einsparpotenzial

In vielen Betrieben steht der direkte Einkauf im Vordergrund. Die entsprechenden Mitarbeiter kennen den Markt und die Branche ziemlich genau, sie wissen - um beim Bauunternehmer ABC zu bleiben - wo es den günstigsten Beton, die preiswertesten Steine oder Maurerkellen gibt. Deshalb sind hier kaum noch Spielräume für eine Kostensenkung vorhanden.

Anders sieht es im indirekten Einkauf aus. Die Buchhaltung benötigt Kopierpapier, ein Mitarbeiter geht los und kauft im nächsten Copy Shop um die Ecke zwei oder drei Pakete. In der Zwischenzeit besorgt eine Mitarbeiterin aus dem Chefsekretariat zehn Schreibblöcke und Kugelschreiber für ein wichtiges Meeting am Nachmittag - und zwar in einem Geschäft zwei Ecken weiter. Beide Abteilungen besorgen also auf eigene Faust und ohne Mitsprache des Einkaufs Güter, weil es schnell gehen muss und auch bequem ist.

Dieser Effekt ist unter der Bezeichnung "Maverick Buying" bekannt - und bei hauptberuflichen Einkäufern gefürchtet. Denn die wilde Beschaffung erfolgt spontan, ohne jede Strategie, ohne Kontrolle und ohne Rücksicht auf eventuell vorhandene Rahmenverträge.

Das Unternehmen ABC könnte eine Menge Geld sparen, wenn der Einkauf von C-Artikeln für den Bürobedarf gebündelt würde und einem klaren Management unterläge. Das Management könnte entweder ein Mitarbeiter zentral übernehmen oder an einen speziellen Dienstleister ausgelagert werden. In jedem Fall gäbe es einen verantwortlichen Ansprechpartner, der die Bestände jederzeit im Blick hat und entsprechend Neubestellungen vornimmt.

Einkäufe bündeln - ein Teil des strategisch indirekten Einkaufs

Ist erstmal eine Strategie für den indirekten Einkauf im Unternehmen etabliert, ergeben sich zahlreiche Vorteile, die nicht nur einzelne Abteilungen betreffen, sondern die gesamte Unternehmensstruktur. Im Fall von Bürobedarf heißt dies: Bauunternehmen ABC schließt einen Exklusiv-Vertrag mit Händler XYZ, der sämtliche Büromaterialien zu besonders günstigen Konditionen liefert, da Kunde ABC nirgendwo anders mehr bestellt.

Die Bündelung von Einkäufen führt nicht nur zu Kostensenkungen, sondern schafft auch Transparenz über sämtliche indirekten Bedarfe im Unternehmen. Auf diese Weise kommt eine präzise Datenbasis zu Stande, die durch "Maverick Buying" völlig unmöglich wäre. Von den gewonnenen Daten profitieren auch Buchhaltung und Controlling, weil sich deren Arbeitsabläufe beschleunigen lassen.

Die entwickelte Strategie für den Bedarf an Büromaterialien lässt sich auf alle Bereiche des indirekten Einkaufs ausweiten. Statt eine Reinigungskraft einzustellen, Putzmittel hier und Sanitärbedarf dort einzukaufen lohnt es sich, einen langfristigen Vertrag mit einem Facility Management Dienstleister abzuschließen. Dieser übernimmt all diese Aufgaben und organisiert- zu deutlich niedrigeren Kosten, denn eine derartige Bündelung von Bestellungen durch strategisch indirekten Einkauf schafft gegenüber Lieferanten eine deutlich stärkere Verhandlungsposition.

Erfahrungen aus der Praxis zeigen: ein strategisch indirekter Einkauf, abhängig von der Größe und Branche des jeweiligen Unternehmens, im Durchschnitt knapp 15 Prozent Ersparnis bei den indirekten Kosten erzielt.

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