Technologie

Geschäftsprozesse dynamischer und flexibler gestalten

  • 23. Januar 2018
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@ FirmBee (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

Enterprise Content Management-Plattform: Geschäftsprozesse dynamisch und flexibel gestalten

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In jedem Unternehmen fallen täglich unzählige Daten an, die zu erfassen, bearbeiten und archivieren sind. Moderne Enterprise Content Management-Plattform (ECM) machen es möglich, den vielfältigen Anforderungen effizienter gerecht zu werden. Die Geschäftsprozesse werden auf diese Weise beschleunigt und flexibler als bisher gestaltet.

Was verbirgt sich hinter der Abkürzung ECM?

ECM ist die geläufige Abkürzung für Enterprise Content Management. Unter diesem Oberbegriff werden die Methoden und Techniken zusammengefasst, die in einem Unternehmen erforderlich sind, um sämtliche Dokumente und Informationen zu erfassen und jedem Mitarbeiter zugänglich zu machen, der über die entsprechende Zugriffsberechtigung verfügt. Außerdem macht es ECM leichter, viele Daten über längere Zeiträume hinweg zu archivieren, wobei gesetzliche Vorgaben eingehalten werden müssen. Letztendlich hat ECM das Ziel, Durchlaufzeiten zu verkürzen und sämtliche Prozesse innerhalb einer Organisation effektiver zu gestalten. Dabei geht es nicht allein um interne Prozesse. Die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern werden ebenfalls in das komplexe Management einbezogen,

Welche Elemente gehören zu einer ECM Plattform?

- Post- und Rechnungseingang (Berücksichtigung aller üblichen Postwege: Brief, Fax, E-Mail ...)
- Elektronische Akten (universelle Lösungen für alle Unternehmensbereiche wie Personal-, Vertrags- oder Kundenakten)
- Rechtskonforme und revisionssichere Archivierung, Virtualisierung von Informationen
- Dokumentenmanagement, das beispielsweise teamübergreifende Zusammenarbeit und Arbeiten mit lebenden Dokumenten ermöglicht
- Gestaltung der Geschäftsprozesse (Elektronische Bearbeitung von Vorgängen, Arbeitskörbe für Mitarbeiter oder Teams) Darüber hinaus dient eine moderne ECM Plattform als Schnittstelle für viele Standard-Anwendungen wie MS Office, SAP oder SharePoint.

Die Vorteile moderner ECM Plattformen

Die einheitliche Organisation aller Geschäftsprozesse bietet klare Vorteile. Hat jede Abteilung ihre eigenen Regeln und Ordnungssysteme, müssen immer wieder Hindernisse überwunden werden, wenn eine Kooperation erforderlich ist. Das kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern zehrt auch an den Kräften aller Beteiligten. Werden System- und Medienüberbrüche vermieden, entfallen gleichzeitig viele Fehlerquellen.

Wird mit einer ECM Plattform gearbeitet, spielt es keine Rolle, aus welcher Quelle Daten oder Dokumente stammen. Die einheitlichen Architektur des gesamten Systems gewährleistet, dass jeder Zugangsberechtigte auf die erforderlichen Daten zugreifen kann. Jeder Bearbeitungsschritt ist sofort für alle anderen Beteiligten nachvollziehbar. Aufwendige Datenpflege und zeitraubende Parallelarbeiten entfallen.

Es wird wesentlich einfacher für die IT Abteilung, die IT Landschaft des Unternehmens zu pflegen, wenn alle nach einheitlichen Standards arbeiten. Gleichzeitig steigt die Sicherheit des Systems. Es werden Kosten und wertvolle Ressourcen gespart. ECM erleichtert es dem Unternehmen, die gesetzlichen Vorgaben der GoBD, die seit 2015 gelten, einzuhalten. Der Datenschutz wird gewährleistet und die Aufbewahrungs- und Löschfristen werden automatisch eingehalten.

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